Документы для самозанятых в 2026 году: полный гид для фрилансера

Лена — иллюстратор из Москвы. Два года работала «в тени»: брала заказы, получала переводы на карту, налоги не платила. Всё было хорошо, пока банк не заблокировал карту и не попросил объяснить происхождение регулярных поступлений от разных юрлиц. Лена не смогла — ни справки о доходах, ни договоров, ни чеков. Карту разблокировали только через три недели. А через месяц пришло письмо из налоговой.

Оформление самозанятости заняло бы у Лены пять минут. Буквально. Но она откладывала, потому что «там наверняка сложно, куча бумаг и вообще непонятно». Спойлер: бумаг нет вообще, всё через приложение, а налог — 4–6%.

Разберёмся, какие документы нужны самозанятому фрилансеру, что изменилось в 2026 году и как выстроить документооборот так, чтобы не думать о нём.

Самозанятый, фрилансер, ИП — в чём разница

Прежде чем говорить о документах, разберёмся в терминах. Их часто путают.

Фрилансер — это не юридический статус, а формат работы. Фрилансер — человек, который работает на себя, без трудового договора. С точки зрения закона он может быть кем угодно: физлицом, самозанятым или ИП.

Самозанятый — это налоговый статус. Официально — плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Регистрация за пять минут, налог 4–6%, никакой отчётности. Подходит для дохода до 2,4 млн ₽ в год.

ИП — индивидуальный предприниматель. Полноценный бизнес-статус: можно нанимать сотрудников, выбирать систему налогообложения, масштабироваться. Но — фиксированные взносы 57 390 ₽ в год (2026), отчётность, бухгалтерия.

Для большинства фрилансеров — дизайнеров, разработчиков, копирайтеров, фотографов — самозанятость идеальный вариант. Минимум бюрократии, минимум налогов, максимум свободы. Переходить на ИП имеет смысл, когда доход стабильно приближается к 2,4 млн ₽ в год или когда нужны сотрудники.

Как стать самозанятым: 4 способа за 5 минут

Для регистрации нужен только паспорт и ИНН. Вот четыре способа:

1. Приложение «Мой налог». Скачиваете из App Store или Google Play, фотографируете паспорт, делаете селфи — готово. Самый популярный способ.

2. Через Госуслуги. Если есть подтверждённая учётная запись — даже паспорт фотографировать не нужно. Данные подтянутся автоматически.

3. На сайте ФНС. Личный кабинет налогоплательщика → раздел НПД → заявление.

4. Через банк. Сбер, Т-Банк, Альфа, ВТБ и другие банки позволяют оформить самозанятость прямо в мобильном приложении.

Никаких визитов в налоговую. Никаких очередей и бумажных заявлений. Статус присваивается в тот же день.

Какие документы нужны самозанятому для работы

Вот минимальный набор, который покрывает 99% ситуаций:

1. Договор

Фиксирует, что вы делаете, за сколько и в какие сроки. Защищает от неоплаты, бесконечных правок и споров о результате.

Для самозанятого в договоре обязательно указать статус плательщика НПД и ИНН. Это требование закона — без этого заказчик-юрлицо не сможет корректно оформить расходы.

2. Техническое задание (ТЗ)

Приложение к договору. Описывает, что именно вы делаете: сколько страниц, какие форматы, сколько правок. Чем подробнее ТЗ — тем меньше споров.

ТЗ не обязательный документ с точки зрения закона, но без него договор превращается в декларацию о намерениях. Для больших проектов — обязательно.

3. Акт выполненных работ

Подтверждает: работа сделана, заказчик принял, претензий нет. Акт — ваша главная защита, если клиент потом скажет «мне не нравится» или «я не получил результат».

По закону акт для самозанятых рекомендован, но не обязателен. На практике — оформляйте всегда, особенно с юрлицами.

4. Чек из «Мой налог»

Единственный обязательный документ самозанятого. Формируете в приложении после получения оплаты. Указываете название услуги и сумму. Чек отправляется заказчику — без него он не сможет списать расходы.

Сроки формирования чека:

• Наличные или электронные деньги — в момент получения

• Безналичный перевод — до 9-го числа следующего месяца

Не сформировали чек → заказчик не списал расходы → заказчик больше с вами не работает. Не тяните с чеками.

5. Справка о постановке на учёт

Формируется в приложении «Мой налог» за 30 секунд. Подтверждает, что вы — действующий плательщик НПД. Заказчики-юрлица часто запрашивают перед первой оплатой.

Справка бывает двух видов:

• КНД 1122035 — о постановке на учёт (подтверждает статус)

• КНД 1122036 — о доходах (подтверждает заработок за период)

Обе принимаются банками для ипотеки и кредитов, а также органами соцзащиты для пособий.

Самозанятый vs ИП: когда пора переходить

Самозанятость — отличный старт. Но у неё есть потолок. Вот когда стоит задуматься об ИП:

Доход приближается к 2,4 млн ₽ в год. Это лимит для НПД. Превысили — автоматически теряете статус, и весь доход сверх лимита облагается НДФЛ 13%. Если стабильно зарабатываете больше 200 000 ₽ в месяц — планируйте переход заранее.

Нужны сотрудники. Самозанятый работает один. Если хотите нанять помощника, ассистента, менеджера — нужен статус ИП.

Заказчик требует расчётный счёт. Самозанятому он не нужен (подойдёт обычная дебетовая карта), но некоторые крупные компании работают только с ИП и расчётными счетами.

Хотите уменьшать налог на взносы. ИП на УСН 6% может вычесть страховые взносы из налога. При доходе 1 млн ₽ в год ИП заплатит ~3 000 ₽ налогов (после вычета взносов), а самозанятый — 40 000–60 000 ₽.

Фиксированные взносы ИП в 2026 году — 57 390 ₽. Кажется много, но они вычитаются из налога. Для доходов от 800 000 ₽ в год ИП на УСН часто выгоднее самозанятости.

Что нового для самозанятых в 2026 году

Добровольное социальное страхование

Главная новость: с 1 января 2026 года самозанятые могут добровольно застраховаться в Социальном фонде России и получать больничные. Эксперимент продлится до конца 2028 года.

Как это работает:

• Подаёте заявление в СФР

• Выбираете страховую сумму: 35 000 ₽ или 50 000 ₽ в месяц

• Платите взносы (~1 300 ₽/мес)

• Через 6 месяцев получаете право на пособие по болезни

Это добровольно — можно не участвовать. Но если вы единственный кормилец и болезнь = ноль дохода, стоит подумать.

НПД не отменят до 2028 года

Несмотря на слухи, правительство подтвердило: режим самозанятости действует до конца 2028 года без изменений. Ставки 4/6% сохраняются, лимит 2,4 млн ₽ — тоже.

Усиление проверок ФНС

Налоговая активнее проверяет:

• Подмену трудовых отношений. Если вы работаете на одного заказчика, по графику, из его офиса — ФНС может переквалифицировать договор в трудовой. Штраф заказчику — до 100 000 ₽.

• Соответствие чеков и поступлений. Получили деньги, но не выбили чек? ФНС это видит.

• Лимит дохода. Автоматический контроль через «Мой налог».

Отмена старых форматов ЭДО

С 1 января 2026 года отменены форматы ТОРГ-12 и актов выполненных работ в электронном документообороте. Если обмениваетесь документами через операторов ЭДО — уточните актуальные форматы.

Взыскание задолженности через «Мой налог»

Новое правило: если не заплатили налог и на едином налоговом счёте отрицательное сальдо, ФНС направит требование об уплате прямо через приложение «Мой налог». Проигнорировали — взыщут принудительно.

Документооборот самозанятого: пошаговая схема

Правильная последовательность для каждого проекта:

Шаг 1. Заключаете договор с заказчиком (указываете статус НПД + ИНН)

Шаг 2. Согласовываете ТЗ как приложение к договору

Шаг 3. Получаете предоплату → формируете чек в «Мой налог» → отправляете заказчику

Шаг 4. Выполняете работу по ТЗ

Шаг 5. Подписываете акт выполненных работ (обе стороны)

Шаг 6. Получаете остаток оплаты → формируете чек → отправляете заказчику

Итого на один проект: договор, ТЗ, акт, 1–2 чека. Звучит как много, но на практике договор и ТЗ делаются один раз, акт — по шаблону за минуту, чек — два клика в приложении.

Частые вопросы

Нужна ли самозанятому печать?

Нет. У самозанятых нет обязанности иметь печать. Для всех документов достаточно подписи. Если заказчик настаивает — объясните особенности режима НПД.

Нужен ли расчётный счёт?

Нет. Самозанятый может принимать оплату на обычную дебетовую карту физлица. Расчётный счёт — атрибут ИП и юрлиц.

Можно ли совмещать самозанятость и работу по найму?

Да. Можно быть штатным сотрудником и одновременно самозанятым. Единственное ограничение: нельзя оказывать услуги как самозанятый своему текущему или бывшему (менее 2 лет) работодателю.

Как подтвердить доход для ипотеки?

Сформируйте справку КНД 1122036 в приложении «Мой налог». Она показывает доход за любой период и принимается банками наравне со справкой 2-НДФЛ. Многие банки — Сбер, Т-Банк, Альфа — выдают ипотеку самозанятым.

Что если доход превысил 2,4 млн ₽?

Вы автоматически теряете статус НПД. Доход сверх лимита облагается НДФЛ 13%. Нужно в течение 20 дней выбрать другой режим налогообложения (обычно ИП на УСН), иначе останетесь на ОСНО с полной налоговой нагрузкой.

Нужно ли подавать декларацию?

Нет. Самозанятые не подают деклараций, не ведут бухучёт и не сдают отчётность. Всё учитывается автоматически через «Мой налог».

Сколько стоит быть самозанятым?

Ноль рублей за регистрацию и обслуживание. Платите только налог: 4% с доходов от физлиц, 6% с доходов от юрлиц. Плюс бонус — налоговый вычет 10 000 ₽, который автоматически уменьшает налог в первые месяцы.

Чек-лист: документы самозанятого

• Регистрация в «Мой налог» (паспорт + ИНН)

• Справка о постановке на учёт (КНД 1122035) — для заказчиков

• Договор на каждый проект (с указанием статуса НПД)

• ТЗ как приложение к договору

• Акт выполненных работ после завершения

• Чек из «Мой налог» после каждой оплаты

• Справка о доходах (КНД 1122036) — для банка, визы, соцзащиты

Создайте документы за 2 минуты

В Докси все документы самозанятого связаны между собой. Заполнили реквизиты один раз — договор, ТЗ и акт генерируются автоматически. Формулировки проверены, статус НПД указан, пункт про чеки прописан.

Не нужно гуглить образцы и надеяться, что они актуальны. Один раз настроили — создаёте документы за минуты.