Акт выполненных работ для фрилансера: как оформить в 2026 году, чтобы вам точно заплатили

Дима — разработчик из Новосибирска. Три месяца делал интернет-магазин для небольшого бренда одежды. Договор был, ТЗ было, предоплату 50% получил. Сдал проект, клиент сказал «отлично, завтра переведу остаток». Завтра превратилось в неделю, неделя — в месяц. Потом клиент написал: «Мы тут нашли баги, так что пока платить не будем. Исправляй».

Дима исправил. Клиент нашёл ещё. И ещё. Через два месяца Дима понял, что работает бесплатно, а доказать, что проект был сдан и принят — нечем. Переписка в Телеграме? «Отлично» можно трактовать по-разному.

Если бы Дима подписал акт выполненных работ до того, как клиент начал «находить баги», — вторые 50% были бы у него на счету.

Что такое акт и зачем он фрилансеру

Акт выполненных работ — это документ, в котором чёрным по белому написано: «Работа сделана. Заказчик проверил. Претензий нет». Подписали обе стороны — всё, точка.

Для фрилансера акт решает три проблемы:

Защита от «вечных правок». После подписания акта заказчик не может заявить, что работа не сделана или сделана плохо. Все претензии — до подписания. После — это уже новый заказ за отдельные деньги.

Основание для оплаты. Если клиент не платит и дело дойдёт до суда, акт — ваше главное доказательство. Без него придётся доказывать факт выполнения работы перепиской, скриншотами, показаниями свидетелей. С актом — достаточно одной бумаги.

Подтверждение дохода. Для самозанятых и ИП акт — документ, фиксирующий доход. Пригодится при проверке налоговой, при оформлении кредита или ипотеки, при подтверждении дохода для визы.

Важный нюанс: по закону акт не является обязательным документом для самозанятых. Обязателен только чек из «Мой налог». Но ФНС рекомендует оформлять акт, особенно при работе с юрлицами и при наличии предоплаты — без него заказчик не сможет корректно учесть расходы в своей бухгалтерии.

Акт vs чек из «Мой налог»: в чём разница

Фрилансеры часто путают эти два документа. Разберём:

Чек из «Мой налог» — это налоговый документ. Он подтверждает, что вы получили доход и заплатили с него налог. Формируется в приложении ФНС после получения оплаты. Чек обязателен — без него заказчик-юрлицо не спишет расходы.

Акт выполненных работ — это документ приёмки. Он подтверждает, что работа выполнена и принята без претензий. Акт подписывается до или одновременно с оплатой.

Это разные документы с разными функциями. Один не заменяет другой. Правильная последовательность: сдали работу → подписали акт → получили оплату → выбили чек → отправили чек заказчику.

Что писать в акте: обязательные пункты

У акта нет утверждённой формы — вы можете оформить его как угодно. Но есть пункты, без которых документ теряет юридическую силу.

1. Шапка: номер, дата, ссылка на договор

Привяжите акт к договору — это важно. Без привязки акт становится «бумагой ни о чём».

Формулировка:

«Акт № 1 сдачи-приёмки оказанных услуг

к Договору № 17 от «15» января 2026 г.

г. Новосибирск «20» марта 2026 г.»

2. Стороны

Те же данные, что в договоре. Для самозанятого — ФИО, ИНН, статус плательщика НПД.

Формулировка:

«Заказчик: ООО «Бренд», ИНН 5401234567, в лице генерального директора Петровой А.С., действующей на основании Устава.

Исполнитель: Сидоров Дмитрий Алексеевич, плательщик налога на профессиональный доход, ИНН 540987654321.»

3. Перечень выполненных работ

Самый важный блок. Формулировки должны совпадать с тем, что написано в договоре и ТЗ. Если в договоре «разработка интернет-магазина», а в акте «IT-услуги» — это потенциальная проблема при споре.

Плохо:

«Исполнитель оказал услуги по разработке сайта.»

Хорошо:

«Исполнитель оказал следующие услуги:

1. Разработка дизайн-макетов интернет-магазина (главная, каталог, карточка товара, корзина, оформление заказа) — 12 страниц

2. Вёрстка и программирование на платформе [название] — 12 страниц

3. Интеграция платёжной системы [название]

4. Наполнение каталога товарами — 150 позиций

5. Тестирование и передача доступов»

4. Стоимость

Укажите сумму прописью и цифрами. Если самозанятый — обязательно напишите про НДС.

Формулировка:

«Общая стоимость оказанных услуг составляет 120 000 (сто двадцать тысяч) рублей 00 копеек. НДС не облагается в связи с применением Исполнителем специального налогового режима «Налог на профессиональный доход».»

5. Результат приёмки

Ключевая фраза — «претензий не имеет». Без неё акт не фиксирует факт приёмки.

Формулировка:

«Услуги оказаны в полном объёме, в установленные Договором сроки. Заказчик претензий к качеству и объёму оказанных услуг не имеет.»

6. Подписи сторон

Обе стороны подписывают акт. Односторонний акт (подписанный только исполнителем) имеет значительно меньшую юридическую силу.

Для дистанционной работы подойдут:

• Скан-копии с подписью (если в договоре прописано, что сканы имеют юридическую силу)

• Электронная подпись

• Подтверждение по email с корпоративного адреса (если прописано в договоре)

Когда составлять акт

Универсального правила нет — зависит от проекта:

После каждого этапа — для крупных проектов с промежуточными платежами. Сдали дизайн → акт → оплата этапа. Сдали вёрстку → акт → оплата этапа. Так безопаснее: если на третьем этапе всё развалится, первые два уже закрыты и оплачены.

После завершения всех работ — для небольших проектов с одним платежом. Сделали логотип → акт → оплата.

Ежемесячно — для длительного сотрудничества. Ведёте соцсети по абонементу → акт в конце каждого месяца.

Главное правило: акт подписывается до финальной оплаты или одновременно с ней. Не после. Иначе теряется смысл — деньги уже у вас, а акт становится формальностью.

Четыре ошибки, которые делают акт бесполезным

Ошибка №1: Формулировки не совпадают с договором

В договоре — «разработка логотипа в трёх концепциях». В акте — «дизайн-услуги». Если дойдёт до суда, ответчик может заявить, что акт относится к другим работам, а логотип так и не был принят. Копируйте формулировки из договора дословно.

Ошибка №2: Нет подписи заказчика

Вы отправили акт, заказчик не подписал, но и не отказался — просто проигнорировал. Формально акт не подписан. Решение: пропишите в договоре автоматическую приёмку. «Если Заказчик не направил мотивированный отказ в течение 5 рабочих дней с момента получения Акта, услуги считаются принятыми.»

Ошибка №3: Неправильная дата

Дата акта должна быть не раньше фактического завершения работ. Если вы сдали сайт 20 марта, а акт датирован 15 марта — это нарушение. В суде такой документ могут поставить под сомнение.

Ошибка №4: Акт без договора

Акт — приложение к договору. Без договора он слабо защищает. Если у вас нет договора, акт лучше, чем ничего, но это как замок без двери.

Что делать, если заказчик не подписывает акт

Ситуация нередкая. Работу приняли, пользуются результатом, но акт «забыли» подписать. Вот алгоритм:

Шаг 1. Отправьте акт официально — письмом на email, указанный в договоре. Напишите: «Направляю Акт сдачи-приёмки. Прошу подписать и вернуть скан в течение 5 рабочих дней.»

Шаг 2. Если молчит — напомните через 5 рабочих дней. Ссылайтесь на пункт договора об автоматической приёмке (вы же его прописали?).

Шаг 3. Если и после напоминания тишина — отправьте письменную претензию. «В связи с отсутствием мотивированного отказа в установленный срок, услуги считаются принятыми в полном объёме на основании п. Х.Х Договора.»

Шаг 4. Если не помогает — это основание для обращения в суд. С актом (даже односторонним) и подтверждением отправки ваши шансы значительно выше, чем без документов.

Акт для разных ниш: примеры формулировок

Для дизайнера

«Исполнитель оказал услуги по разработке дизайн-макетов лендинга для [название проекта]:

1. Дизайн-концепция (2 варианта) — главный экран

2. Финализация утверждённого варианта — 7 экранов

3. Адаптивная версия (мобильная, 375px) — 7 экранов

4. UI Kit (кнопки, формы, иконки)

Результат передан в формате .fig (Figma) с организованной структурой слоёв.»

Для разработчика

«Исполнитель выполнил работы по разработке [название]:

1. Вёрстка страниц по утверждённым макетам — 12 страниц

2. Программирование серверной логики (Node.js)

3. Интеграция с API [название сервиса]

4. Развёртывание на сервере Заказчика

5. Передача исходного кода через репозиторий GitHub

Тестирование проведено. Доступы переданы.»

Для копирайтера

«Исполнитель оказал услуги по написанию текстового контента:

1. Тексты для лендинга — 5 экранов, общий объём 12 000 знаков

2. SEO-оптимизация (ключевые слова согласно ТЗ)

3. Мета-теги (title, description) — 5 страниц

Тексты переданы в формате Google Docs.»

Для фотографа

«Исполнитель оказал услуги по фотосъёмке:

1. Предметная съёмка продукции — 30 позиций, 3 ракурса каждая

2. Обработка (цветокоррекция, ретушь, обтравка) — 90 фотографий

3. Передача файлов в форматах JPEG (web) и TIFF (печать)

Материалы переданы через облачное хранилище [ссылка].»

Что нового в 2026 году

Отмена старых форматов ЭДО. С 1 января 2026 года ФНС отменила устаревшие форматы ТОРГ-12 и актов выполненных работ для электронного документооборота. Если вы обмениваетесь документами через операторов ЭДО, уточните у оператора актуальные форматы.

Акт при предоплате — рекомендация ФНС. Налоговая разъяснила: если заказчик выплачивает предоплату самозанятому, акт необходим для подтверждения факта выполнения работ и обоснования расходов. Без акта у заказчика могут снять расходы при проверке.

Усиление контроля. ФНС сверяет чеки из «Мой налог» с реальными поступлениями и проверяет наличие подтверждающих документов у заказчиков. Комплект «договор + акт + чек» — ваша лучшая защита.

Чек-лист: проверь свой акт перед подписанием

Пройдитесь по списку — если где-то пусто, допишите:

• Есть номер и дата акта

• Есть ссылка на договор (номер и дата)

• Данные сторон совпадают с договором

• Указан статус самозанятого (плательщик НПД)

• Перечень работ совпадает с формулировками из договора/ТЗ

• Указан объём (количество страниц, экранов, часов, единиц)

• Стоимость — цифрами и прописью

• Написано «НДС не облагается»

• Есть фраза «претензий не имеет»

• Подписи обеих сторон

• Дата акта — не раньше фактического завершения работ

Частые вопросы

Обязателен ли акт для самозанятого?

По закону — нет. Обязателен только чек из «Мой налог». Но ФНС рекомендует оформлять акт при работе с юрлицами и ИП, особенно при наличии предоплаты. Для заказчика акт — обоснование расходов при налоговой проверке.

Можно ли подписать акт электронно?

Да, если это прописано в договоре. Укажите: «Стороны признают юридическую силу документов, подписанных и переданных по электронной почте в виде скан-копий.» Также можно использовать электронную подпись или сервисы ЭДО.

Что делать, если заказчик нашёл ошибки после подписания акта?

Акт зафиксировал: на момент приёмки претензий не было. Исправление ошибок, найденных после подписания, — это новая работа по новому соглашению. Вы можете пойти навстречу клиенту, но юридически не обязаны.

Нужен ли отдельный акт, если есть чек из «Мой налог»?

Да. Чек — налоговый документ, он подтверждает доход. Акт — документ приёмки, он подтверждает, что работа выполнена и принята. Это разные функции.

Как быть, если работаю без договора?

Акт без договора лучше, чем ничего — он хотя бы фиксирует факт выполнения работы. Но полноценно защитить вас может только связка: договор + ТЗ + акт + чек.

Можно ли составить один акт на несколько мелких задач?

Да. Если работаете по рамочному договору, можно закрывать актами пакеты задач — например, раз в месяц. Перечислите в акте все выполненные работы за период.

Создайте акт за 2 минуты

В Докси акт формируется автоматически на основании данных из вашего договора. Не нужно вспоминать формулировки и сверять реквизиты — система подтянет всё сама. Укажите, какие работы выполнены, — и получите готовый документ.